En 2012, SOS Médecins Brest avait déjà un logiciel. Le problème, c'est qu'il ne suivait plus le rythme du terrain : prise d'appel lente, coordination compliquée, données cloisonnées et trop de décisions prises sans vue d'ensemble sur l'activité en cours.
ORIGAMI n'a pas été pensé comme une refonte technique isolée, mais comme un outil de travail complet pour les secrétaires, les médecins et les responsables. Le résultat : une organisation capable de prendre en charge 30% de patients supplémentaires dès la première année, sans personnel additionnel. Depuis, le logiciel est devenu un hub d'interconnexion au cœur de l'écosystème de soins brestois : laboratoires, ambulances, SAMU, Santé publique France et téléservices de la Sécurité Sociale.
2x
moins de temps passé
pour la création d'une facture
1 mois
ETP economisé sur le calcul
des rétrocessions chaque année
Contexte avant le projet
Avant 2012, SOS Médecins s'appuyait sur un logiciel interne développé plusieurs années auparavant. Cet outil ne répondait plus aux exigences d'une organisation devant gérer en continu des appels, des urgences et des visites à domicile.
Son interface vieillissante compliquait la prise en main et ralentissait les secrétaires au quotidien. Chaque action nécessitait plusieurs clics ou fenêtres, sans vue d'ensemble sur l'activité en cours. Le logiciel ne proposait aucune carte permettant de visualiser la répartition des médecins dans la ville ni le suivi en temps réel des visites.
Les équipes étaient donc contraintes de fonctionner avec des appels téléphoniques et des tableaux complémentaires pour savoir quel médecin était disponible. La gestion des paiements et des rétrocessions reposait sur des calculs manuels fastidieux, sources de perte de temps et de risques d'erreurs. Enfin, les responsables manquaient d'outils statistiques pour piloter l'activité, mesurer les volumes de visites ou anticiper les besoins.
Les objectifs du projet
Le besoin n'était pas d'ajouter une couche de plus au système existant. Il fallait un outil unique, adapté à la réalité d'une permanence médicale, capable de :
- Fluidifier la coordination médicale grâce à une cartographie en temps réel des médecins et des interventions.
- Réduire la charge administrative en automatisant la facturation, le calcul des rétrocessions et la gestion des dossiers.
- Offrir une vision claire de l'activité grâce à des outils de recherche avancée et des statistiques multicritères.
- Garantir l'interopérabilité médicale avec l'écosystème de santé (SAMU, laboratoires, Sécurité Sociale).
- Anticiper les évolutions réglementaires (programme SÉGUR, services de l'ANS, base Claude Bernard) afin de garantir la conformité et la pérennité du logiciel.
La solution mise en place
Depuis 2012, ORIGAMI évolue avec SOS Médecins. Chaque évolution part d'un usage réel : réduire une ressaisie, éviter une erreur, rendre une décision plus rapide, ou brancher proprement un nouveau téléservice. Le logiciel est aujourd'hui capable de gérer jusqu'à 400 appels par jour en période de pointe avec 6 médecins opérant simultanément sur le terrain et 2 à 3 standardistes dans les bureaux.
Coordination médicale en temps réel
- Cartographie dynamique des visites et des médecins, avec géocodage automatique et optimisation des trajets
- Architecture temps réel garantissant la synchronisation instantanée entre tous les postes
- Messagerie sécurisée interne et externe (MSSanté) pour la communication avec les patients et entre professionnels de santé
Automatisation administrative
- Calcul automatique des rétrocessions, économisant l'équivalent d'un mois de travail par an
- Génération automatisée des documents médicaux (arrêts de travail, certificats, prescriptions)
- Identification directe des patients avec les téléservices de la Sécurité Sociale
Interopérabilité et conformité
ORIGAMI s'interface avec l'écosystème de santé pour fluidifier le parcours de soin :
- Intégration du SAS (Service d'Accès aux Soins) du SAMU via API HL7/FHIR
- Récupération automatique des analyses des laboratoires via SFTP/MSSanté
- Hébergement certifié HDS avec base de données chiffrée et répliquée pour la sécurité des données de santé
- Conformité SÉGUR : téléservice INSi pour l'identification des patients, intégration progressive de la base Claude Bernard
Pilotage et analyse
- Moteur de recherche avancé multicritères sur l'ensemble de la base patients
- Tableaux de bord statistiques pour analyser l'activité (médecin, type d'acte, période, zone géographique)
- Export de données pour les déclarations obligatoires et le suivi épidémiologique (Santé publique France)
Résultats obtenus
Ce que la solution apporte
+30%
de patients pris en charge dès la 1ère année
1 mois
de travail économisé par an sur les tâches administratives
400
appels/jour gérés en période de pointe
HDS
hébergement certifié, données chiffrées et répliquées
La mise en place d'ORIGAMI a transformé l'organisation de SOS Médecins Brest. La migration, réalisée via un script de reprise de données suivi d'une bascule complète, s'est effectuée sans interruption de service ni période de double-run.
Les médecins bénéficient d'une meilleure coordination grâce à la carte en temps réel et aux outils de communication intégrés. La génération automatique des documents médicaux accélère les consultations tout en améliorant la traçabilité.
Les responsables disposent d'indicateurs précis pour piloter l'activité : statistiques multicritères, suivi des volumes d'appels, analyse des charges de travail par médecin. Cette vision permet d'optimiser les plannings et d'anticiper les besoins en période de forte activité.
Témoignage
D’octobre 2012 à juillet 2014, Nathan Le Ray a modifié la configuration de l’ERP d’un Service d’Aide Médicale d’Urgence. Chaque année, son centre d’appels dédié centralise environ 70 000 appels téléphoniques donnant lieu à environ 45 000 visites médicales à domicile. Ces appels sont passés dans des circonstances urgentes ou en l’absence d’un médecin traitant.
Sous format d’application web sécurisée, l’ERP fournit un système de retour d’information classique des dossiers patients (disponible sur site ou sur les smartphones des médecins), une géolocalisation en temps réel des visites en cours ou planifiées (soit localement soit accessible via smartphones), un serveur de messagerie interne, un module de comptabilité des actifs complet, un accès contrôlé de la transmission des données médicales depuis l’extérieur, un module de statistiques des activités, un planning de rendez-vous médicaux, qui permettrait une meilleure gestion des futures activités clients, ainsi qu’une interface d’administration simple et conviviale.
Tout en restructurant l’outil depuis 2008, résultat de quelques projets antérieurs, Nathan Le Ray, qui avait 20 ans à l’époque, a pu reconsidérer l’ensemble du projet. Il a évalué les besoins ergonomiques des différents utilisateurs (opérateurs téléphoniques, médecins, l’administrateur et le comptable). Il a participé à la rédaction du cahier des charges. Il a expliqué les choix techniques qu’il pouvait faire. Il a inclus une solution de sauvegarde externalisée. Il a anticipé la récupération de l’ancienne base de données. Il s’est adapté à la configuration du réseau local.
Le contrat incluait également le fait qu’il mettrait le projet en production, ce qu’il a fait le 21 juillet 2014.
En résumé, au-delà de sa maîtrise technique efficace, Nathan Le Ray a prouvé qu’il avait une compréhension approfondie des besoins du client dans leur ensemble.
Évolutions et roadmap
ORIGAMI continue d'évoluer pour accompagner les besoins de SOS Médecins et rester conforme aux standards nationaux. Les travaux récents et en cours portent notamment sur :
- Finalisation de l'intégration SÉGUR : déploiement complet de la base Claude Bernard pour la sécurité médicamenteuse
- Intégration d'un nouvel établissement : ajout de la gestion de plusieurs sites par le même standard d'appels
L'important n'est pas d'empiler les modules. Chaque ajout doit préserver la raison d'être du logiciel : aider les équipes à prendre le bon appel, envoyer le bon médecin, documenter le bon dossier et continuer à travailler même quand l'écosystème extérieur se complique.
Conclusion
ORIGAMI montre ce qu'un logiciel métier sur mesure apporte quand il est construit avec les utilisateurs, puis entretenu dans la durée : moins de friction dans l'urgence, moins de ressaisie, plus de visibilité, et une capacité à absorber les évolutions réglementaires sans repartir de zéro.
Mon rôle couvre toute cette chaîne : comprendre les contraintes métier, concevoir le bon flux de travail, développer, mettre en production, maintenir et faire évoluer. C'est rarement une histoire de technologie seule. C'est surtout une histoire d'outil fiable, utilisé tous les jours, par des gens qui n'ont pas le temps de se battre avec leur logiciel.